Régime d’autocotisation et contrôle fiscal de l’ARC : ce que vous devez savoir

Copies de factures

Parfois, l’ARC peut exiger d’un contribuable qu’il fournisse des factures et des reçus pour tous ses frais de déplacement. Les paiements d’assurance ou de location ne posent généralement pas problème, puisque ces montants fixes et non discrétionnaires sont habituellement payés mensuellement ou annuellement et sont clairement liés à un contrat. Les frais de carburant sont une tout autre histoire.

Les achats de carburant peuvent varier d’une semaine à l’autre selon l’utilisation qu’on fait d’un véhicule. En outre, un contribuable effectuera vraisemblablement bien plus d’achats de carburant au cours d’une année que de paiements de location ou d’assurance. La gestion des reçus de carburant est donc plus chronophage et exigeante que le suivi des autres frais. De nombreux contribuables croient qu’un relevé de carte de crédit est une preuve suffisante pour justifier des dépenses de carburant. Or, nous avons constaté lors d’examens antérieurs que l’ARC considère généralement qu’un tel relevé n’est pas suffisamment précis pour déterminer si un contribuable a uniquement fait le plein à la station-service du coin ou s’il a en plus acheté d’autres articles (croustilles, boissons, billets de loterie, etc.). Ainsi, nous avons vu des relevés de carte de crédit systématiquement rejetés comme pièces justificatives pour une réclamation.

Ces dernières années, nous avons vu des auditeurs de l’ARC exiger la production de tous les reçus justifiant une dépense avant de confirmer sa déductibilité. L’Agence s’écarte des procédures d’audits antérieurs, où un échantillon suffisait pour appuyer l’ensemble d’une réclamation. Le contribuable doit dorénavant produire la totalité de ses reçus de dépenses s’il veut se conformer aux demandes de l’Agence, ce qui peut lui causer un stress inutile. Il doit comparer la rémunération qu’il devra verser à des professionnels ou à du personnel pour respecter les exigences documentaires de l’ARC et l’impôt qu’il devra payer s’il renonce à la déduction. Il doit également évaluer s’il a plus de chances d’être audité à l’avenir s’il ne produit pas les pièces justificatives pour sa réclamation.

Registres des déplacements

Les frais de déplacement à des fins commerciales sont des dépenses déductibles tandis que les déplacements à des fins personnelles ne le sont pas. En ce qui concerne l’utilisation d’un véhicule à moteur, l’ARC recommande aux contribuables d’inscrire dans un registre la date, la destination, la raison du déplacement et le nombre de kilomètres parcourus pour chaque déplacement d’affaires. On compare ensuite celui-ci à la distance totale parcourue dans une année pour déterminer le pourcentage d’utilisation commerciale du véhicule. L’entreprise peut réclamer le total des dépenses de fonctionnement d’un véhicule dont elle est propriétaire, pour autant que les avantages imposables (droits d’usage et avantages relatifs au fonctionnement) sont inclus sur le feuillet T4 de l’employé. On doit déterminer la proportion dans laquelle le véhicule est utilisé à des fins personnelles pour calculer ces avantages. Il faut aussi établir le pourcentage d’utilisation commerciale pour déterminer la catégorie d’imposition dans laquelle le véhicule se trouve et le montant de TPS ou de TVH payé à l’achat que l’entreprise peut réclamer (si elle est inscrite au fichier de la TPS ou de la TVH).

Récemment, l’ARC a indiqué qu’elle pourrait accepter l’utilisation d’un « registre simplifié » dans certains cas. Après un an complet de tenue de registre pour établir une année de référence, un contribuable peut alors se servir d’un échantillon de trois mois de registre pour représenter l’usage commercial d’une année entière, dans la mesure où celui-ci est semblable à l’usage de l’année de référence, à 10 % près. Les entreprises devront démontrer que l’usage du véhicule au cours de l’année de référence est toujours représentatif de son usage normal.

Les contribuables doivent souvent refaire leur registre de déplacements après coup. Google Maps, des registres de péage, des calendriers et des horaires sont des outils utiles pour déterminer le kilométrage parcouru et confirmer les dates de déplacement. Même s’ils tiennent un registre, les contribuables doivent savoir que l’Agence peut quand même déterminer qu’un déplacement est de nature personnelle plutôt que commerciale.

L’ARC considère généralement que les déplacements effectués du domicile au bureau, et vice-versa, sont de nature personnelle plutôt que commerciale. Toutefois, il est courant qu’un médecin se déplace de son domicile à un hôpital ou à une clinique satellite avant d’arriver à son cabinet. Dans cette situation, on peut défendre que le déplacement jusqu’à l’hôpital ou la clinique est pour des raisons commerciales. Les tribunaux ont statué que si un contribuable se rend directement chez un client ou à une réunion d’affaires depuis son domicile afin de maximiser son efficacité et de réduire ses frais de déplacement, aucune portion des kilomètres parcourus pour aller chez le client et revenir à la maison ne doit être traitée comme un usage personnel.

Préparation à votre vérification

Les conclusions d’un audit de l’ARC reposent sur des facteurs précis. Les contribuables peuvent réduire le risque que les frais de déplacement et de véhicule soient refusés en suivant ces conseils :

• Conserver une copie des reçus de tous les frais pertinents, particulièrement de carburant;
• Veiller à avoir l’assurance adéquate pour l’usage commercial du véhicule;
• Calculer un avantage imposable sur les véhicules appartenant à l’entreprise pour les droits d’usage et les avantages relatifs au fonctionnement, et les inclure sur le feuillet T4;
• Lors d’une réclamation de TPS ou de TVH, déterminer si le montant peut être réclamé en totalité ou en partie;
• Conserver un registre des déplacements ou un journal détaillé (à l’aide d’un calendrier électronique ou d’un outil semblable) qui permet de savoir quels déplacements ont été effectués à des fins commerciales;
• Documenter quels déplacements vers un hôpital ou vers une clinique, réalisés avant d’arriver au cabinet, sont à des fins commerciales en raison de leurs circonstances particulières.