L’un de nos employés a déposé une plainte pour harcèlement – que devons-nous faire?

Le harcèlement, l’intimidation et la cyberintimidation sont toujours bien présents dans les milieux de travail. Cependant, depuis la fin du confinement lié à la pandémie de COVID-19, de plus en plus d’organisations ont mis en place des mécanismes rigoureux pour aider les employés à composer avec ces situations.

L’étude nationale sur le harcèlement et la violence dans les milieux de travail au Canada s’inscrit dans le cadre d’un partenariat entre le Centre de recherche et d’éducation sur la violence envers les femmes et enfants de l’Université Western, la Faculté de l’éducation, l’Université de Toronto et le Congrès du travail du Canada.

L’étude montre que toutes les formes de harcèlement et de violence continuent de poser des risques importants pour la santé et la sécurité des travailleurs au Canada. Les statistiques indiquent que :

• Près des trois quarts (71,4 %) des personnes interrogées ont subi au moins une forme de harcèlement et de violence, ou de harcèlement et de violence d’ordre sexuel au cours des deux années précédant le sondage.
• Près de deux répondants sur trois (65 %) ont déclaré avoir subi au moins un comportement ou une pratique de harcèlement ou de violence au cours des deux dernières années.
• Un peu plus de deux personnes interrogées sur cinq (43,9 %) ont déclaré avoir subi au moins un comportement ou une pratique de harcèlement et de violence sexuelle au cours des deux dernières années sur leur lieu de travail.
• Un peu plus d’un quart (26,5 %) des personnes interrogées ont déclaré avoir subi au moins une forme de harcèlement en ligne lié au travail au cours des deux dernières années.

Le harcèlement au travail et les enquêtes à la suite d’allégations de mauvaise conduite sont malheureusement devenus monnaie courante. La pandémie a agi comme un catalyseur du changement organisationnel. Les employés sont moins tolérants face aux cas de conduite contraire à l’éthique, et plus prompts à utiliser les mécanismes en place pour composer avec les conflits au travail. Selon le magazine HR Reporter, 70 % des employés étaient insatisfaits des réponses de l’équipe des RH, entre autres pour les raisons suivantes :

• Capacité limitée
• Manque d’expérience de nombreux professionnels des RH en matière d’enquêtes
• Attentes déraisonnables des employés

En conséquence, les organisations font de plus en plus appel à des conseillers juridiques et à des enquêteurs externes afin de mener des enquêtes indépendantes et impartiales. 

Plainte pour harcèlement

Déposer une plainte pour harcèlement peut s’avérer intimidant, voire terrifiant, pour l’employé. Celui-ci doit parcourir les politiques sur le harcèlement et la violence au travail de l’organisation et comprendre les mécanismes en place. Il doit mesurer si le risque de porter plainte l’emporte sur le silence et le harcèlement qu’il subit. 

Dans de nombreux cas, les politiques ne semblent pas répondre aux préoccupations des employés. L’organisation peut utiliser des définitions dépassées du harcèlement, de la discrimination, ou d’autres termes importants comme l’intimidation, la cyberintimidation ou la violence latérale. Par exemple, l’une des politiques sur la discrimination au travail que nous avons examinée n’incluait pas « un handicap » comme motif de discrimination. Même si le motif est protégé par le Code des droits de la personne de la province en question, il revenait à l’employé de déterminer à quelle instance il devait déposer sa plainte.

De plus, très souvent, les gestionnaires connaissent mal les diverses formes de harcèlement et leurs obligations positives au travail. C’est pourquoi le manque de formation et d’information présente des risques importants pour les organisations.

De nombreuses politiques ne définissent pas clairement le processus d’enquête ou ne mettent l’accent ni sur la protection des employés qui portent plainte ni sur les principes d’équité procédurale ou de justice naturelle mis en œuvre durant l’enquête.

Outre l’obligation morale de mener une enquête et la mise en place d’une politique organisationnelle en ce sens, les organisations ont l’obligation positive de mener une forme quelconque d’enquête documentée dans les cas d’allégations de harcèlement au travail, en vertu de la législation en santé et sécurité au travail, des lois ou codes fédéraux ou provinciaux sur les droits de la personne, des normes du travail de la province, etc.

Le mot « documentée » est crucial puisque noter les mesures prises relativement à la conduite alléguée et les observations formulées durant l’enquête protège à la fois l’employé et l’employeur. L’enquête et le rapport subséquent documentent l’équité procédurale, que ce soit dans le cadre d’un mécanisme officiel ou non.

L’enquête

L’équité procédurale ou la justice naturelle signifie simplement de s’assurer que toutes les parties ont une possibilité juste et équitable de fournir de l’information, que l’information reçue est traitée avec discrétion et confidentialité dans la mesure du possible, et que les politiques et procédures de l’organisation sont suivies de façon appropriée et en toute équité.

Que devez-vous faire lorsque vous recevez une plainte?

• La prendre au sérieux.
• Y donner suite immédiatement.
• Vous assurer d’avoir les ressources appropriées pour gérer les parties durant l’enquête.
• Communiquer les décisions et les mesures prises durant l’enquête.

Ces points soulèvent des questions importantes au sein des organisations. D’abord et avant tout, les organisations doivent établir une marche à suivre pour débuter une enquête. Parmi les autres éléments à considérer relativement aux enquêtes à la suite d’allégations de harcèlement, notons les suivants : Qui sera responsable de l’enquête? Devons-nous avoir recours à un tiers indépendant? Qui détient les preuves? Qui parmi nous a l’expérience et l’expertise pour mener une enquête? Sommes-nous impartiaux? Avons-nous la capacité nécessaire?

L’enquêteur externe

Dans une petite organisation n’ayant pas de service spécialisé en ressources humaines, il peut être difficile de déterminer la personne chargée de l’enquête. Les plus grandes entreprises peuvent recourir à des enquêteurs externes selon les capacités de leurs ressources internes, la complexité des allégations et l’apparence de biais si l’enquête est menée à l’interne.

Même si les organisations ont une obligation positive d’enquêter sur les incidents de harcèlement au travail, il n’est pas toujours nécessaire de procéder à une enquête externe. Les organisations doivent, avec leur conseiller en droit du travail, évaluer soigneusement les avantages de recourir à un enquêteur externe et déterminer les obligations de chacun.

Les enquêteurs externes, à titre d’employés contractuels, constituent un prolongement de l’organisation. Ils doivent ainsi reconnaître leurs obligations en vertu du code de déontologie, de la procédure d’enquête et de la convention collective de l’organisation, ainsi que de toute réglementation fédérale ou provinciale.

Les organisations doivent s’assurer que les enquêteurs ont toute l’expérience et l’expertise nécessaires pour mener une enquête exhaustive et impartiale. Les enquêteurs doivent connaître les exigences internes et législatives en lien avec des allégations de harcèlement.

Ils doivent également posséder des compétences dont l’organisation ne dispose normalement pas, notamment en juricomptabilité informatique, en tenue d’entrevues professionnelles et en services de transcription, ainsi que l’expérience et l’expertise nécessaires pour mener des enquêtes sur des sujets délicats. 

Résultats

Un processus d’enquête équitable, bien planifié et bien étoffé aidera votre organisation à prendre des décisions défendables en vue de la résolution d‘une plainte. Même si une organisation ne peut satisfaire pleinement toutes les parties dans le processus, elle doit avoir l’assurance de pouvoir se fier aux conclusions de l’enquête pour mettre en œuvre des décisions de gestion éthique.

Les appelants et les défendeurs ont le droit d’avoir accès aux résultats de l’enquête. Même si l’organisation n’est pas nécessairement tenue de leur remettre le rapport complet, ils devraient pouvoir consulter les résultats et les motifs de la décision.

Les plaintes pour harcèlement sont truffées de préoccupations quant à la culture du lieu du travail, d’un historique d’interactions et de relations interpersonnelles difficiles, qui passent souvent inaperçues en début de processus, mais que l’on peut aborder par la planification d’une enquête rigoureuse et impartiale.

Voici quelques mesures à prendre qui, au bout du compte, devraient assurer le succès de votre organisation à cet égard :

• Mettre à jour vos politiques et procédures actuelles sur le harcèlement et la violence au travail.
• Créer un processus clair et succinct d’enquête et de gestion des plaintes.
• Donner suite rapidement aux plaintes et documenter les résultats.
• Prendre des mesures appropriées pour prévenir le harcèlement au travail.
• Offrir de la formation aux gestionnaires et aux employés et les sensibiliser à la question du harcèlement.
• Donner de la rétroaction et communiquer clairement les comportements attendus des employés.

Contactez-nous

Pour en savoir plus sur la gestion de cas de mauvaise conduite au travail, communiquez avec Corey Bloom, Associée et chef d’équipe pour la région de l’Est du Canada, Service d’enquêtes et de juricomptabilité, au 514.228.7863 ou à [email protected], ou avec Simon Gaudreau, Directeur, juricomptabilité au 514.906.4641 ou à [email protected].