Le plan d’amélioration de la productivité : un investissement pour accroître la rentabilité de votre entreprise

Pendant la pandémie, vous avez probablement remarqué une baisse de productivité. De nombreux propriétaires d’entreprise l’attribuent aux défis liés aux confinements et à d’autres facteurs. L’aide gouvernementale leur a cependant permis d’essuyer une partie des pertes.

Ce contexte a exercé de fortes pressions sur les processus et systèmes organisationnels. Le confinement a mis bon nombre d’entre eux en veilleuse. Malgré l’ingéniosité dont ont fait preuve les employés pour poursuivre leurs tâches, les solutions de contournement ont bien souvent donné lieu à des incohérences et à des conséquences imprévues. En outre, les données et les capacités nécessaires pour superviser ces changements font peut-être encore défaut aux organisations.

Le confinement terminé, beaucoup de dirigeants d’entreprise sont confrontés à la nécessité de pallier le manque de productivité dans leur organisation.

L’incidence des processus, des systèmes et des comportements sur la productivité

Les processus sont des marches à suivre qui permettent aux employés de réaliser leurs tâches de façon efficace. Les systèmes y sont liés : ce sont des outils utilisés pour gérer les activités d’une entreprise et en faire le suivi dans le moindre détail. De leur côté, les comportements représentent essentiellement la façon dont le personnel tire parti des processus et des systèmes afin de prendre des décisions éclairées pour l’entreprise.

Prenons l’exemple d’une société de fabrication qui souhaite augmenter sa productivité. Pour ce faire, elle commence par analyser ses processus et cerner les goulots d’étranglement à la production. Ensuite, elle instaure de nouveaux systèmes, comme des technologies pour optimiser les processus, ou elle mise sur un changement de comportement en formant ses employés à faire des gains d’efficacité dans leur travail. L’entreprise fabrique donc davantage de produits en mobilisant les mêmes ressources, en plus de réduire les coûts associés aux erreurs et d’accroître sa rentabilité.

Accroître la productivité demande d’apprécier les processus, les systèmes et les comportements, ainsi que d’opérer les changements nécessaires pour faire plus avec les mêmes moyens. Dans le présent article, nous résumons les facteurs susceptibles d’entraîner un manque d’efficience dans votre entreprise, les obstacles à surmonter pour favoriser la productivité et les meilleures pratiques pour transformer votre organisation.

Quels sont les freins à la productivité d’une entreprise?

De nombreux facteurs peuvent diminuer la productivité de votre entreprise. En voici quelques-uns :

Processus inefficients

Les processus laborieux, redondants et mal conçus risquent d’entraîner des inefficiences qui nuisent à la productivité d’une entreprise.

Absence d’automatisation

Si vous négligez les technologies d’automatisation et les outils logiciels, la productivité de votre entreprise pourrait écoper, car vous serez contraint d’utiliser des processus manuels lents, inefficients et propices aux erreurs.

Mauvaise gestion du temps

Les pertes de temps nuisent au respect des échéances, ralentissent votre production et minent votre bénéfice net, tant sur le plan des coûts indirects non productifs que de la perte de produits.

Formation inadéquate

Les erreurs et le travail à reprendre sont chose courante lorsque les employés n’ont ni les connaissances ni la formation nécessaires pour réaliser les tâches efficacement.

Problèmes de communication

Une mauvaise communication au sein d’une équipe, entre les différentes équipes ou avec les clients peut entraîner des retards, créer des malentendus et faire chuter la productivité.

Défis technologiques

S’ils sont désuets, peu fiables ou mal intégrés, le matériel informatique, les logiciels et les systèmes de réseau réduisent la productivité en décuplant le potentiel d’erreurs et de temps d’arrêt.

Obstacles à la productivité d’entreprise

Même si vous avez déterminé les freins à la productivité de votre entreprise, sachez que d’autres obstacles pourraient nuire à vos efforts d’amélioration. Voici les plus courants :

Résistance au changement

La crainte de l’inconnu ou la méconnaissance de nouveaux processus et technologies peuvent expliquer la réticence au changement de certains membres de votre organisation. Cette résistance peut nuire à vos efforts de mise en place de nouvelles solutions ou d’augmentation de la productivité en milieu de travail.

Manque de ressources

Des ressources additionnelles sont souvent nécessaires pour pallier les manques de productivité, notamment du financement pour de nouvelles technologies ou des programmes de formation. Les gains en productivité seront plus difficiles à atteindre si votre organisation n’a pas les ressources nécessaires pour investir dans de telles solutions.

Manque d’expertise

Votre entreprise n’a peut-être pas toutes les connaissances spécialisées et les compétences pour surmonter ses problèmes de productivité.

Direction inadéquate

Une direction forte et un message cohérent dans les échelons supérieurs sont essentiels pour réunir du financement, donner le ton et propulser ses efforts de productivité. Les améliorations à long terme seront plus difficiles à atteindre si la haute direction ne souscrit pas aux changements ou ne communiquent pas les plans aux employés.

Comment améliorer la productivité de l’entreprise

Nous avons recensé six bonnes pratiques afin de vous aider à réaliser des gains de productivité et à améliorer la rentabilité de votre entreprise. En suivant les étapes ci-dessous, ne limitez pas vos efforts à un seul aspect de vos activités, par exemple la chaîne de production. Essayez plutôt d’englober tous les volets de l’organisation.

Gardez à l’esprit que toutes ces étapes doivent être accompagnées d’un changement de comportements pour connaître du succès. En tant que leader, c’est à vous de briser la glace. Montrez-vous aussi ouvert à changer vos propres comportements. Démontrez votre engagement à améliorer la productivité en gérant de façon proactive le changement au sein de votre organisation.

Simplifier les processus

Repérez et éliminez les inefficiences dans vos processus, comme les causes de retard ou les étapes inutiles. Passez en revue vos politiques et vos pratiques pour vous assurer qu’elles sont efficientes et qu’elles ne grugent pas de temps.

Investir dans la technologie

Les solutions technologiques comme la robotique, les outils de travail collaboratif ou les systèmes de gestion de la relation client peuvent entraîner des gains de productivité. Toutefois, assurez-vous de choisir une technologie conviviale qui s’agence à vos systèmes existants et qui cadre avec les objectifs et les besoins de votre entreprise.

Offrir de la formation et du soutien

Les formations techniques peuvent augmenter la productivité et soutenir vos employés dans la réalisation de leurs tâches. Envisagez notamment celles qui portent sur les nouveaux systèmes, les compétences générales comme la communication et la gestion du temps, l’encadrement continu et la rétroaction.

Fixer des attentes et des objectifs clairs

Choisissez vos objectifs en fonction de votre stratégie globale et de votre vision. Assurez-vous qu’ils sont spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels (SMART). De plus, ils doivent être clairs aux yeux des employés, des équipes et de l’organisation au complet.

Cultiver un milieu de travail positif

Posez des gestes pour favoriser une culture d’entreprise axée sur la productivité, la collaboration et la participation des employés. Une culture organisationnelle positive doit encourager la communication ouverte, récompenser le bon rendement et fournir des occasions de croissance et de perfectionnement.

Mesurer et suivre le progrès

Les systèmes vous permettront d’évaluer la productivité et de suivre votre progrès, tandis que les changements de comportements vous donneront les moyens d’utiliser ces données pour gagner en productivité. Contrôlez et analysez les indicateurs de rendement clé, comme les pourcentages d’achèvement des projets ou la satisfaction des clients, et soyez proactif en ajustant votre approche pour atteindre vos objectifs.

Prenez les mesures pour connaître du succès

La rentabilité de votre entreprise passe nécessairement par une amélioration de la productivité. Bien en comprendre les processus et les systèmes, ainsi que les comportements du personnel, vous permettra de relever les améliorations à apporter et de prendre les mesures adéquates pour atteindre vos objectifs.