Organismes sans but lucratif : l’incidence du télétravail sur vos processus et contrôles financiers

Le télétravail et le travail hybride ne sont plus des tendances. Pour les personnes dont l’emploi permet le travail à distance (toute la semaine ou une partie), le télétravail devient la norme et cela ne changera pas de sitôt.

Les premières vagues de COVID-19 ont incité un grand nombre d’employés d’organismes sans but lucratif (OSBL) à travailler de la maison à temps plein. Certains OSBL étaient bien préparés à gérer ce changement soudain à leurs processus et contrôles financiers, surtout s’ils avaient déjà en place des politiques adéquates leur offrant cette flexibilité. Le même principe s’applique à notre époque caractérisée par le travail hybride : des politiques, procédures et contrôles financiers à jour et appropriés demeurent la clé du travail efficace, de la gestion des fonds et d’un avenir prometteur.

Actualisez et consignez vos politiques financières et vos contrôles internes

Importance

Au début de la pandémie, bon nombre d’OSBL n’avaient pas de manuel de politiques financières écrit expliquant comment superviser et gérer les transactions financières à distance. Bien que certains d’entre eux aient maintenant remédié à la situation, d’autres ne l’ont toujours pas fait.

Il existe plusieurs raisons importantes de mettre vos politiques financières par écrit :

• Établir des attentes claires sur la façon de gérer les fonds, d’approuver les transactions et de payer les dépenses.
• Favoriser l’uniformité et répéter les processus plus d’une fois. Cela réduit le risque d’erreurs de procédure et de données inexactes, ce qui pourrait être signalé lors d’un audit.
• Faciliter l’examen et l’approbation par le conseil lorsque celui-ci s’acquitte de ses responsabilités fiduciaires.
• Disposer d’un document de formation et de référence au cas où un employé ne serait pas disponible pour quelque raison que ce soit.
• Vous protéger contre les risques d’exploitation, de fraude et de poursuite.

En plus de mettre vos politiques, procédures et contrôles par écrit, il est primordial de vous assurer qu’ils sont assez clairs pour que tout le personnel qui y accède soit en mesure de les suivre et de les comprendre. Pour y arriver, optez pour un langage simple, faites preuve de transparence et, au besoin, demandez l’avis de votre équipe des finances et de vos directeurs afin que la politique soit juste pour tous.

Un tel outil permet à la direction et au conseil d’administration de s’assurer que les risques à l’organisation ont été évalués et atténués, que les bons contrôles internes sont en place pour gérer les transactions adéquatement, et que la mission et l’objectif principaux de l’OSBL ne sont pas en péril.

Autres éléments à inclure

Une politique financière et un manuel de procédures complets peuvent comprendre une multitude d’éléments :

• Des mises à jour aux contrôles internes et aux processus d’approbation qui se faisaient habituellement en personne.
• Des descriptions des outils et des façons d’utiliser les systèmes financiers qui permettent de réaliser des transactions à distance.
• Des instructions sur la façon dont chaque employé peut contribuer à prévenir l’erreur humaine et les fuites de données.

Il est particulièrement important de préciser les contrôles internes, puisque l’approbation de transactions et la divulgation financière sont au cœur de l’exploitation d’un OSBL. Par exemple, si chaque chèque ou facture de votre organisme nécessitait deux signatures, il était facile auparavant de les obtenir en quelques pas lorsque tous les employés travaillaient au bureau. Le télétravail complique ce type de processus, et la direction doit mettre au point de nouveaux contrôles internes pour que votre OSBL puisse continuer de gérer ses fonds de façon sécuritaire.

À quand remonte la dernière révision et mise à jour de vos politiques, procédures et contrôles financiers? Avec l’aide d’un conseiller externe, vous pouvez les actualiser pour qu’ils cadrent avec la réalité du travail hybride. Il en résulte une politique et un manuel de procédures dynamiques que vous pouvez mettre à jour à mesure que vos circonstances évoluent.

Par où commencer?

Si la dernière révision ou mise à jour de vos politiques financières et contrôles internes remonte à longtemps, la tâche peut sembler colossale. La gestion du changement est rarement facile, et c’est généralement à l’étape de transition initiale que les choses peuvent mal tourner.

La division du processus en étapes peut faciliter sa gestion.

Commencez par mener une évaluation interne. Lisez vos politiques financières et surlignez les passages où vous constatez des manques; déterminez les points problématiques à clarifier ou à résoudre. Vous gagneriez à interroger votre personnel, surtout votre équipe des finances, dans un cadre qui encourage la confidentialité et la sincérité. Prenez note de ce que chaque membre fait actuellement, puis posez-lui des questions comme celles-ci :

• Voyez-vous des occasions de faire des gains d’efficacité?
• Y a-t-il des outils et des ressources dont vous avez besoin ou qui amélioreraient l’efficacité du service des finances?
• Quels risques constatez-vous dans vos processus actuels de gestion des transactions et de transfert de fonds à distance? Y a-t-il des mesures de contrôle en place pour atténuer ces risques?

Après avoir terminé l’étape d’évaluation, révisez vos politiques, procédures et processus financiers pour y intégrer les mesures de contrôle adéquates clairement formulées, afin que votre équipe puisse les suivre. Veillez à mettre en place des contrôles internes robustes aux bons endroits. Présentez la documentation révisée au conseil d’administration de votre OSBL pour obtenir son approbation, puis au reste de l’équipe.

Vous n’êtes pas seul

La mise à jour de vos politiques et procédures financières pour le travail hybride n’est pas toujours facile, mais fait partie intégrante de l’évolution de votre OSBL, de la réduction des risques et de votre obligation de conformité. En faisant appel à un conseiller externe, vous serez accompagné à chacune des étapes, de l’évaluation à la formation des employés et des bénévoles, en passant par la rédaction des politiques.