L’avenir des programmes gouvernementaux de subventions, d’incitatifs et de prêts : Un modèle collaboratif pour atteindre l’excellence opérationnelle

Contents

• Introduction
• La portée des programmes de subventions, d’incitatifs et de prêts continue de s’élargir
• Du déploiement maison des programmes à une mise en œuvre collaborative
• Partenariats pour des programmes de SIP : des pratiques exemplaires

Introduction

Les programmes fédéraux et provinciaux de subventions, d’incitatifs et de prêts (SIP) dont les entreprises et les collectivités peuvent bénéficier sont essentiels au redressement et au renouvellement de l’économie du Canada à l’issue de la pandémie.

Ils financent des mesures dans de nombreux domaines, notamment les dépenses en immobilisations, l’expansion des affaires, l’adaptation aux conditions du marché, l’emploi, la formation, la recherche et le développement et la transformation technologique, en vue de relancer l’activité économique et de favoriser l’atteinte d’objectifs gouvernementaux (p. ex., réduction des émissions de gaz à effet de serre).

La pandémie de COVID-19 a eu une incidence marquée sur l’ampleur et la vitesse de déploiement des programmes de SIP. La nécessité d’offrir un soutien d’urgence et d’obtenir rapidement des résultats a poussé les gouvernements à concevoir, à lancer, à administrer et à évaluer ces programmes complexes dans un court laps de temps. Ils ont par ailleurs accès à des ressources très limitées.

Pour faire face à cette situation sans précédent, un modèle collaboratif dans le cadre duquel la gestion de programmes de SIP est confiée à des tiers a vu le jour et pourrait servir d’inspiration à l’avenir pour atteindre l’excellence opérationnelle.

Ce livre blanc décrit le fonctionnement de ce modèle et les pratiques exemplaires dans sa mise en œuvre. Dans le présent document, ceux qu’on désigne généralement comme des sous-traitants ou des fournisseurs de services seront aussi appelés partenaires de programmes de SIP en raison des différents rôles qu’ils peuvent y jouer.

La portée des programmes de subventions, d’incitatifs et de prêts continue de s’élargir

Par le passé, les gouvernements et les organismes indépendants mandatés ou financés par l’État proposaient des programmes de SIP visant le développement économique à long terme. Maintenant, le mandat de ces instances vise aussi des besoins à court terme : aider les travailleurs et les entreprises à traverser la pandémie, augmenter la résilience des chaînes d’approvisionnement et soutenir la croissance économique.

Les programmes de SIP ont fait leurs preuves et sont de plus en plus utilisés pour cibler des secteurs, des sous-secteurs et des régions. Par exemple, certains programmes fédéraux, provinciaux et territoriaux ont pour objet de stimuler la fabrication, l’agriculture et l’agroalimentaire, les infrastructures, l’énergie propre et le développement économique régional.

Selon ses objectifs, un programme de subventions, d’incitatifs et de prêts peut durer des semaines, des mois ou des années. La plupart des programmes comptent des phases de conception, d’administration et d’évaluation.

Du déploiement maison des programmes à une mise en œuvre collaborative

La pandémie a mis en lumière l’importance d’une mise en œuvre rapide et efficace des services et des programmes. Les gouvernements tentent d’améliorer leur capacité à adapter rapidement leurs programmes; un objectif qui peut être atteint grâce à la gestion collaborative.

Les modèles collaboratifs

Les modèles collaboratifs, selon lesquels un gouvernement fait appel à un partenaire compétent pour la mise en œuvre d’un programme de SIP, sont souples. Un programme peut être imparti en partie ou en totalité, selon la préférence du gouvernement.

Mise en œuvre intégrale  

• Gouvernement impartit la mise en œuvre d’un programme de SIP
• Partenaire assume seul les risques et les responsabilités de la mise en œuvre
• Partenaire garantit les résultats du programme
  
  

Mise en œuvre hybride

• Gouvernement et partenaire se partagent la mise en œuvre du programme
• Gouvernement et partenaire assument ensemble les risques et les responsabilités du programme

Approche intégrale

Selon cette approche, l’initiateur d’un programme de SIP impartit entièrement à un partenaire sa planification, sa gestion, sa mise en œuvre et son évaluation. Le partenaire assume toutes les tâches et tous les risques du programme.

Approche hybride

Selon cette approche, l’initiateur d’un programme de SIP et le partenaire retenu se partagent la conception, l’administration et l’évaluation du programme. Ils assument ensemble les responsabilités, la gestion des ressources et les risques qui en découlent.

L’impartition des programmes de SIP comporte de nombreux avantages indéniables.

Rapidité et efficacité

Auparavant, la mise sur pied d’un programme complet de SIP par un organisme gouvernemental pouvait exiger des mois. S’il tire parti des compétences d’un partenaire de confiance, ce même programme peut désormais être lancé en quelques semaines, même dans un contexte où les priorités sont nombreuses et les ressources sont limitées.

Augmentation des ressources disponibles

Les programmes de SIP peuvent exiger d’importantes ressources. Parmi les expertises auxquelles ils peuvent faire appel, on compte la modélisation économique, la conception de programmes, la schématisation de processus, la gestion de projet, la recherche, la mobilisation des parties prenantes, la collecte et l’analyse de données, la gestion financière et la comptabilité, les contrôles internes, les solutions technologiques, la gestion des risques, la mesure du rendement et l’évaluation de programmes.

Il peut s’avérer difficile de recruter des employés à temps plein pour administrer des programmes temporaires au sein d’un gouvernement, vu la longueur des processus d’embauche, les budgets de plus en plus serrés et les examens exhaustifs auxquels sont soumises les demandes d’effectifs. Les partenariats permettent d’accéder rapidement à un autre réseau de spécialistes qualifiés et d’aller chercher les compétences nécessaires pour un programme. Les gouvernements peuvent faire appel à ces experts au besoin pour un travail efficace à un coût avantageux et ainsi se concentrer sur leurs activités de base.

La collaboration avec des spécialistes de secteurs, marchés et régions du Canada permet d’accéder à des renseignements et à des pratiques exemplaires utiles, en plus de faire la lumière sur les besoins des clientèles cibles et de profiter des leçons tirées lors du déploiement de programmes comparables ailleurs au pays.

Innovation

Tout comme le Plan pour l’innovation et les compétences du Canada favorise les partenariats pour l’innovation, la collaboration entre les gouvernements et les sous-traitants peut ouvrir la voie à l’innovation dans le déploiement de programmes de SIP.

Les gouvernements sont à la recherche de nouvelles solutions et utilisent des technologies pour améliorer leurs résultats. Il est donc impératif de proposer de nouvelles idées et méthodes visant l’amélioration continue et de meilleurs résultats. Un initiateur de programmes qui met à profit les méthodologies, les modèles, les technologies et les processus de pointe d’un partenaire bien outillé peut rapidement augmenter sa capacité d’innovation.

Atténuation des risques

Afin qu’un programme de SIP donne les résultats souhaités, il est essentiel de repérer les risques auxquels il est exposé afin de les gérer. Un partenaire de confiance peut contribuer à la mise en place d’un cadre de gestion permettant de cerner, d’évaluer et d’éviter ou d’atténuer ces risques.

En outre, il assumera une partie des risques associés au déploiement d’un programme. Par exemple, un sous-traitant peut s’assurer que l’octroi des sommes d’un programme soit conforme aux visées de celui-ci, et ainsi contribuer à l’objectivité du processus de financement et atténuer les risques liés aux conflits d’intérêts.

Il utiliserait des critères objectifs pour l’évaluation des demandes et la sélection des organisations. En outre, les contrôles internes et les processus financiers rigoureux utilisés par ce partenaire permettraient un examen impartial qui atténue le risque d’erreur et de fraude. La participation d’un partenaire externe de confiance offrant des services de gestion des risques d’entreprise sécurise davantage l’administration d’un programme et améliore son rendement.

Partenariats pour des programmes de SIP : des pratiques exemplaires

Dans un contexte où l’octroi de subventions, d’incitatifs et de prêts exige de plus en plus de rapidité, de souplesse et d’efficacité, les partenariats sont un très bon modèle pour atteindre l’excellence opérationnelle.

La mise en œuvre d’un programme gouvernemental de SIP comporte trois grandes étapes :

• Conception
• Administration
• Évaluation

Conception

Un programme de SIP bien conçu produira de bons résultats, sera transparent et utilisera des processus d’embauche et des systèmes efficaces.

La conception d’un programme exige la définition d’objectifs mesurables et l’alignement sur ceux-ci des processus, des modèles d’exploitation, des ressources, des outils, des résultats et des risques. Tous les programmes ont deux étapes essentielles de conception en commun.

Objectif clair

Une conception efficace débute par l’établissement d’un objectif clair et la définition des responsabilités des deux parties en vue de son atteinte. On assure ainsi que le programme sera conçu dans une optique d’efficacité maximale et de résultats positifs.

Principes directeurs

L’établissement de principes directeurs est essentiel à une bonne gouvernance et à la prise de décisions judicieuses lors de la conception et du déploiement d’un programme de SIP.

Les personnes et les équipes qui ont des principes clairs auxquels se référer gagnent en autonomie et sont outillées pour prendre des décisions cohérentes selon l’objectif d’un programme. Voici certains des principes directeurs qu’il est utile de définir.

• Responsabilité – envers le gouvernement, les membres de l’organisation et les parties prenantes.
  Les participants sont responsables de leurs actes et endossent leurs responsabilités envers tous les intervenants.
• Transparence – méthodes bien définies, communiquées et compréhensibles pour l’évaluation des demandes de financement, la prise de décisions et la communication des résultats.
  Les politiques et les processus doivent être facilement consultables et compréhensibles.
• Impartialité – déploiement équitable d’un programme selon ses objectifs et sa portée uniquement.
  Ce principe contribue à la prise de décisions équitables dans l’intérêt collectif.
• Simplicité – rendre les étapes du programme, notamment le dépôt d’une demande, son évaluation et la production de rapports, aussi simples que possible, tout en veillant à la collecte des informations nécessaires et à l’établissement des autres principes directeurs.

Administration

L’administration d’un programme de SIP englobe la schématisation des processus, les activités de promotion et de rayonnement, l’examen des demandes et l’octroi du financement, la surveillance et le contrôle du programme, la production de rapports et l’optimisation du rendement au moyen de technologies numériques.

Dans un souci de rigueur et d’efficacité, un partenaire externe peut réduire, voire éliminer, la nécessité de pourvoir en interne les postes pour ces tâches, et ainsi réduire les coûts d’administration d’un programme.

Schématisation des processus

Pour mettre en œuvre un programme efficacement, il est essentiel de dresser un portrait détaillé de ses processus administratifs. Il faut schématiser les étapes, les points de prise de décision, la circulation de l’information et les extrants pour chacun des processus nécessaires pour le déploiement d’un programme :

• Envoi et réception d’une demande
• Traitement des demandes (y compris la vérification diligente)
• Envoi des avis et signature des contrats
• Gestion des paiements
• Surveillance et évaluation des projets
• Contrôle qualité et gestion des problèmes
• Finalisation et clôture des projets
• Production du rapport final

La description de ces processus permet de déterminer les besoins en ressources, fixe les dépenses à engager et facilite la prestation des services du programme. Elle permet aussi de comprendre la structure de prises de décision du programme.

Promotion et rayonnement

Pour tout programme de SIP, il faut mener une campagne de promotion pour intéresser des candidats admissibles.

Un sous-traitant peut proposer une variété d’initiatives en ce sens, comme la communication des objectifs et de la structure d’un programme, du financement offert et de la marche à suivre pour faire une demande. Voici quelques exemples de stratégies de rayonnement :

• Site Web du programme : Un site Web simple et convivial peut faciliter l’accès à un programme de SIP. Il s’agit d’un outil de communication efficace qui renseigne sur le programme, contient les formulaires de demande et permet aux intéressés de vérifier leur admissibilité, de soumettre les informations et les documents requis et de se renseigner sur l’évolution de leur demande.
  Un site Web bien conçu mesure la participation au programme, gère les demandes et les paiements et recueille les données nécessaires pour analyser les résultats, réduisant ainsi la charge administrative de l’organisme responsable.
• Marketing direct : Un sous-traitant chevronné peut cerner les activités les plus efficaces pour communiquer les avantages d’un programme aux bons publics. Parmi ces activités, on compte les campagnes publicitaires sur Internet, le marketing par courriel, la tenue de conférences et la communication directe avec des candidats potentiels.
• Ligne d’assistance : Afin de favoriser le dépôt de demandes par des candidats admissibles, on peut faire appel à une équipe indépendante qui aura reçu la formation nécessaire pour répondre par courriel ou au téléphone aux personnes intéressées par le programme.

Réception, évaluation et approbation des demandes

Des processus de réception limpides, efficaces et uniformes favorisent l’augmentation du nombre de demandes déposées et acceptées et contribuent ainsi aux objectifs d’un programme.

Le processus de dépôt, de traitement, d’évaluation et d’approbation pour un programme de SIP compte généralement les étapes qui suivent.

• Mise en place des processus permettant la soumission d’une demande
• Réception et traitement des demandes
• Gestion des demandes de renseignements
• Tri des demandes
• Évaluation des demandes
• Octroi des subventions, des incitatifs ou des prêts
• Communication avec les demandeurs
• Signature des ententes finales
• Déboursement des fonds ou gestion des remboursements de prêts, selon le cas

Suivi et contrôle des programmes et production de rapports

Le travail de suivi et de contrôle permet de veiller sur la progression d’un programme et de s’assurer de la conformité au plan établi.

Pour savoir si un programme atteint les objectifs établis dans l’entente de financement, il est essentiel de comparer régulièrement les données recueillies au plan initial.

Produits trimestriellement ou au besoin, les rapports sur la gestion et les finances d’un programme permettent d’y apporter rapidement les modifications nécessaires. Ces rapports d’étape contiennent habituellement les informations qui suivent.

• Progrès réalisés par rapport au plan
• Objectifs pour la période visée par le prochain rapport et dates importantes à venir
• Total des sommes engagées et versées
• État du budget
• Problèmes touchant certains échéanciers
• Problèmes à régler et décisions requises
• Registre détaillant la nature et la sévérité des risques répertoriés et les mesures d’atténuation mises en œuvre

Si les échéances établies dans le plan ne sont pas respectées, le partenaire du programme évaluera les mesures correctives à prendre. 

Optimisation des résultats

Les technologies numériques jouent un rôle clé pour la mise en œuvre efficace des programmes de SIP. Elles peuvent faciliter la collecte, l’analyse et la communication de données, améliorer le niveau de service, la transparence, la production de rapports, ainsi que la gestion des ressources internes, et contribuer à la prise de décisions informées en temps opportun.

Les solutions technologiques permettent d’optimiser la mise en œuvre de programmes en fonction d’une variété d’exigences de gestion de projets. En voici quelques-unes :

• Intégration pour coordonner efficacement tous les aspects d’un projet
• Planification, gestion et suivi de projets
• Stockage et archivage de dossiers
• Comptabilité et gestion des coûts pour cerner les besoins en ressources et assurer le contrôle budgétaire
• Contrôle de la qualité pour garantir le respect des exigences fonctionnelles
• Gestion des ressources humaines pour permettre le déploiement efficace du personnel affecté à un projet
• Gestion des communications pour permettre une diffusion efficace de l’information à l’interne et à l’externe
• Analyse et atténuation des risques
• Déclaration et analyse des résultats financiers

Il y a une offre croissante de systèmes perfectionnés et adaptables pour la gestion infonuagique de subventions. Ces systèmes facilitent la prise en compte d’une grande variété d’exigences pour des programmes de SIP. Ils permettent de simplifier nombre de processus, comme la planification budgétaire, la soumission de demandes, la production de rapports administratifs, le suivi de projets et la conformité aux exigences réglementaires. Les gouvernements et leurs partenaires peuvent se concentrer sur l’examen des demandes et la communication des résultats, l’intégrité et la transparence du processus étant assurées par des fonctionnalités d’analyse.

De plus, ces systèmes favorisent la convivialité de la recherche de programmes, du dépôt d’une demande et de la vérification de son état, par l’entremise d’un portail flexible.

Évaluation

Pour mesurer dans quelle proportion les objectifs d’un programme sont atteints, un collaborateur de confiance pourra évaluer objectivement le rendement global du programme de même que son efficacité et son caractère avantageux sur le plan des coûts.

Une évaluation menée par un sous-traitant indépendant peut éliminer les conflits d’intérêts potentiels et doter un organisme gouvernemental d’une perspective objective pour une prise de décisions éclairées au sujet des résultats d’un programme, des améliorations à y apporter, de même que de la gestion de ses dépenses.

• L’évaluation du rendement global d’un programme vise à déterminer si les résultats attendus ont été atteints. Pour ce faire, il faut choisir des mesures de rendement qui permettent d’évaluer l’atteinte des objectifs et les résultats du programme, créer des outils fiables pour la collecte et l’analyse de données et présenter des observations et des conclusions objectives.
• L’évaluation de l’efficacité et du caractère avantageux sur le plan des coûts d’un programme nécessite la mesure des ressources déployées pour sa mise en œuvre, notamment pour son administration et son service à la clientèle, et de l’incidence de cette utilisation sur les résultats. 

Ces évaluations fournissent à l’initiateur d’un programme les informations dont il a besoin pour rendre les comptes qu’on exige de lui.

Un modèle pour l’excellence en matière de mise en œuvre de programmes de subventions, d’incitatifs et de prêts

À l’issue de la pandémie, les programmes gouvernementaux de SIP joueront un rôle essentiel dans la reprise économique du Canada, en stimulant l’emploi dans les secteurs durement touchés, en appuyant l’activité et l’innovation des entreprises et en contribuant à la reconstruction de nos collectivités.

En utilisant un modèle axé sur la collaboration et les partenariats pour leurs programmes, les gouvernements peuvent efficacement octroyer des fonds à coût avantageux et soutenir une reprise économique rapide à l’échelle du pays.

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