Comment la gestion du changement peut-elle aider les municipalités à prendre le virage numérique?

Le numérique gagne en importance auprès des municipalités. Que ce soit pour rationaliser leurs activités, améliorer la qualité des services ou optimiser l’expérience des citoyennes et des citoyens, elles sont de plus en plus nombreuses à se servir des nouvelles technologies pour répondre aux besoins en constante évolution des communautés.

Malgré ses nombreux avantages, la modernisation technologique peut être complexe. Contraintes financières et budgétaires, législation, infrastructures, culture organisationnelle : voilà quelques-uns des éléments qui peuvent entraver, voire freiner le progrès.

Pour être optimale, une transformation numérique ne doit pas se limiter à la technologie. Elle doit également tenir compte des personnes concernées et des changements procéduraux qui y sont inhérents. Une gestion efficace du changement organisationnel est la clé du succès de toute modernisation technologique. C’est grâce à elle que les membres de votre personnel pourront acquérir les outils et les connaissances dont ils auront besoin pour adopter les nouveaux systèmes et processus. Sans une approche stratégique de la gestion du changement, même les initiatives les plus minutieusement planifiées risquent d’échouer.

Virage technologique au sein des municipalités : la réalité terrain

Selon le Rapport 2024 de MNP sur les municipalités, 49 % de ces dernières estiment que la résistance au changement est l’une des principales contraintes auxquelles elles sont confrontées dans l’adoption de nouvelles technologies. Cette résistance s’explique par de nombreux facteurs : budgets limités, manque d’expertise à l’interne, difficulté de se détacher des processus et mentalités bien ancrés, etc.

De nombreuses municipalités se trouvent prises entre l’arbre et l’écorce, tentant d’allouer des fonds et des ressources aux mises à jour technologiques tout en gérant leurs activités quotidiennes. Malgré les défis que cela représente, les avantages du virage numérique ꟷ augmentation de l’efficacité, adoption d’une culture d’innovation et amélioration de la qualité des services, pour ne nommer que ceux-là ꟷ valent largement l’investissement.

Le rôle de la gestion du changement dans le succès du virage numérique

Une stratégie complète de gestion du changement est essentielle à la réussite de toute transformation numérique. Il ne s’agit pas seulement d’offrir du soutien aux ressources concernées, mais de les préparer et de les outiller adéquatement pour favoriser leur adhésion au changement et en assurer la pérennité. Il faut donc y consacrer le temps nécessaire.

Vous devez d’abord déterminer où se situent les membres de votre équipe et concevoir un plan de transition sur mesure. Il s’agit notamment d’évaluer votre vision du changement et son alignement sur votre culture et vos objectifs organisationnels, l’engagement de la direction ainsi que les connaissances et capacités de vos employés. Vous pourrez ainsi repérer de possibles obstacles à l’adoption de nouvelles technologies et élaborer des stratégies qui vous permettront d’y remédier tout en assurant une transition harmonieuse.

Pour vous assurer que votre plan est aussi complet que possible, vous pouvez vous appuyer sur une méthode éprouvée, comme le modèle ADKAR de Prosci. Cet outil permet de guider les organisations tout au long du processus de changement et de favoriser son adoption. Voici en quoi il consiste.

Awareness (prise de conscience) : Veiller à ce que l’équipe comprenne le bien-fondé du changement.

Desire (volonté) : Motiver l’équipe à prendre part au changement et à l’adopter.

Knowledge (connaissances) : Veiller à ce que l’équipe dispose des renseignements et des connaissances nécessaires à l’adoption du changement.

Ability (capacités) : S’assurer que l’équipe peut mettre en œuvre le changement.

Reinforcement (renforcement) : Consolider le changement pour assurer sa pérennité.

L’efficacité du modèle ADKAR repose sur l’attention portée à l’aspect humain, laquelle permet de surmonter les obstacles qui peuvent survenir lorsqu’on demande aux gens de modifier leurs façons de faire. En adoptant ce modèle, les municipalités pourront s’assurer que leurs équipes sont prêtes à amorcer la transition et qu’elles sont pleinement intégrées au processus. Il peut être judicieux de retenir les services de conseillers chevronnés et certifiés Prosci, qui vous aideront à activer les leviers du changement.

Adopter une culture numérique

Pour gérer efficacement le changement, il est nécessaire de miser sur une culture numérique innovante. Il ne s’agit pas seulement d’adopter de nouveaux outils; il s’agit d’intégrer cette culture à l’ensemble de vos activités et d’encourager les membres de votre équipe à développer leur curiosité, leur créativité et leur adaptabilité.

L’acquisition d’une bonne littératie numérique est essentielle à cette fin. Plus les gens abordent la technologie avec confiance et sont en mesure de se familiariser aisément avec les nouveaux systèmes et outils, plus ils sont susceptibles d’adhérer au changement. Pour ce faire, ils doivent acquérir les connaissances leur permettant de naviguer dans les outils et processus numériques, de les comprendre et de les intégrer à leurs tâches quotidiennes.

Mais on ne peut établir une culture numérique avant-gardiste sans définir une vision commune du changement. Quels sont les comportements que votre municipalité veut favoriser? Quels résultats cherche-t-elle à atteindre? De quelle façon la transformation numérique améliorera-t-elle les services publics et l’engagement communautaire et simplifiera-t-elle les processus internes? En discutant de ces éléments avec vos équipes, vous pourrez créer un consensus relativement aux indicateurs de succès et susciter l’enthousiasme envers le changement proposé.

Étapes à suivre pour préparer vos équipes

La préparation de vos équipes est essentielle au succès de votre démarche. Voici quelques étapes à franchir.

Procédez à une évaluation initiale

Passez en revue l’ensemble des éléments de votre organisation : sa vision, sa culture, son expertise, son positionnement stratégique, l’engagement de la direction ainsi que les ressources disponibles. Cette évaluation vous aidera à repérer les lacunes et les éléments auxquels vous devrez porter attention avant d’amorcer la transition.

Précisez votre vision du changement

Définissez clairement les objectifs que vous cherchez à atteindre : comportements, attitudes, résultats, etc. Ces éléments orienteront les membres de votre équipe, qui pourront avancer dans la même direction.

Concevez un plan complet de gestion du changement

Ce plan adapté aux besoins uniques de votre municipalité doit comprendre une analyse des parties prenantes, des stratégies de mobilisation du personnel et de gestion de la résistance au changement, un plan de communication assorti de messages clés et des méthodes d’évaluation du succès (principaux indicateurs de rendement, par exemple).

Créez un réseau d’agents de gestion du changement

Repérez au sein de votre organisation des personnes qui pourraient agir comme agents de changement et soutenir leurs pairs tout au long du processus. Elles vous aideront à favoriser leur adhésion à votre transformation numérique et à en assurer la pérennité.

Mobilisez les personnes influentes à tous les échelons

Demandez aux chefs d’équipe, aux superviseurs, aux gestionnaires et à la haute direction de mettre la main à la pâte. En effet, un leadership fort est essentiel à l’adhésion au changement et à son adoption dans l’ensemble de l’organisation. Pour être des acteurs de changement, les personnes en position d’autorité doivent détenir les connaissances nécessaires, savoir ce qu’on attend d’elles et se montrer proactives.

Concevez un programme de mise à jour des connaissances numériques

Assurez-vous que votre équipe détient les connaissances et les compétences requises pour s’épanouir dans un environnement numérique en lui donnant accès à des formations, à des ressources et à des possibilités d’apprentissage et de mobilisation en continu.

Communiquez de façon claire et régulière

Misez sur des communications transparentes tout au long du processus. Informez régulièrement les membres de votre équipe de vos initiatives, de la raison pour laquelle vous les prenez et des avantages pour eux et la municipalité. Et n’oubliez pas de solliciter leurs commentaires!

Consolidez le changement

La mise en œuvre du changement ne sonne pas le glas de vos efforts. En effet, vous devrez assurer sa pérennité en offrant du soutien continu et en proposant régulièrement des possibilités d’amélioration.

Enfin, n’hésitez pas à demander de l’aide au besoin. Un partenaire de confiance saura vous guider tout au long du processus, poser les bonnes questions et vous communiquer les renseignements dont vous aurez besoin pour mettre en œuvre efficacement le changement souhaité.

Engagez-vous sur la voie de la durabilité

Le virage numérique des municipalités est complexe, mais nécessaire. Les défis inhérents à cette transformation peuvent être surmontés grâce à une gestion adéquate du changement. En outillant votre équipe et en favorisant une culture fondée sur l’innovation, la responsabilité et l’adaptabilité, vous optimiserez les chances que cette transformation soit à la fois fructueuse et durable.

Lancez-vous!

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