Cinq incontournables pour un changement efficace de la structure organisationnelle

Le changement de structure organisationnelle peut être une stratégie efficace pour accroître la mobilisation des employés, améliorer la rentabilité et aider votre entreprise à réaliser tout son potentiel. Cependant, il arrive que des restructurations ne soient pas à la hauteur des attentes et qu’elles détournent même l’organisation de son objectif.

La mise en œuvre efficace et pérenne d’un changement constitue un processus délicat qui exige de bien définir le résultat que l’on veut atteindre. Il faut également que toutes les parties prenantes y adhèrent, que la direction soit compétente et constante et que toutes les personnes concernées persévèrent malgré les difficultés.

Voici les actions clés pour un changement de structure organisationnelle réussi. 

1. Mobilisez votre équipe

Tout d’abord, vous devez vous entourer de personnes de confiance qui vous aideront à entreprendre le changement. Ce groupe devrait au moins être composé de votre équipe de direction et de votre adjoint administratif. Selon l’ampleur et la nature du changement, vous pouvez également retenir les services d’un spécialiste des communications et d’un consultant spécialisé en conception organisationnelle ou en changement organisationnel. Dans certaines situations, la création d’un réseau de changement au sein de votre organisation pourrait s’avérer utile pour appuyer vos efforts auprès des employés.

2. Assurez une compréhension uniforme au sein de votre équipe

Pour inciter les employés à adhérer au changement, la direction doit d’abord définir clairement ce qui change, la raison de ce changement et le résultat souhaité. Votre équipe sera ainsi mieux outillée pour comprendre les nouveautés et les accepter. Une bonne compréhension est également essentielle à une mise en œuvre cohérente dans toute l’organisation.

Bien que les raisons principales du changement puissent être évidentes, les raisons plus profondes sont tout aussi importantes pour assurer la cohérence et la communication :

• Pourquoi de cette façon?
• Pourquoi maintenant?
• Pourquoi moi?

Célébrez ce qui reste inchangé et éliminez les incertitudes

Cette étape de l’harmonisation offre le cadre pour expliquer ce qui ne changera pas. Votre organisation fait sûrement de bons coups que vous ne voulez pas écarter. N’hésitez pas à les mettre en valeur, à les célébrer et à les inclure dans votre plan d’action.

Considérez l’existence de facteurs inconnus et tentez de les réduire autant que possible. Soyez transparent sur les points négociables, les points non négociables et ce qui peut faire l’objet de discussions ou d’ajustements. Des directives claires de votre part peuvent aider les gens à rester sur la bonne voie et minimiser la baisse de productivité que nous constatons souvent en période de changement.

Faites face à vos propres défis et incertitudes

Comme responsable du changement, vous devez absolument tenir le cap et persévérer face aux défis que représente la restructuration de votre équipe. Les doutes vous guettent et comme beaucoup de gens, vous pouvez avoir vos propres réserves ou une aversion face au changement. Faites régulièrement un bilan personnel et posez-vous les questions suivantes :

• Comment est-ce que je réagis au changement?
• Comment le changement m’affectera-t-il?
• Quels comportements dois-je adopter pour être un modèle pour mon équipe et ainsi assurer la réussite du changement?

Votre équipe compte sur vous pour demeurer un leader pendant cette période d’incertitude et de perturbations. En gardant le contrôle de vos défis et incertitudes personnelles, vous serez prêt et capable d’être là pour les membres de votre équipe, tout en les rassurant sur votre objectif commun.

3. Préparez votre équipe

Maintenant que votre équipe et vous savez exactement ce qui changera et pourquoi, vous devez déterminer comment vous allez en informer toute l’organisation. En groupe, déterminez les personnes qui seront touchées par les changements et la nature de ces répercussions. Établissez le déroulement de ces changements et élaborez des messages clés, des plans de communication et des tactiques que devra suivre l’équipe de gestion du changement. Ce leadership partagé améliorera le succès global de votre stratégie.

Assurez une circulation efficace de l’information

Un flux de communication structuré permet à votre équipe de savoir ce qui est communiqué, quand et par qui. Chacun doit se sentir prêt et capable d’exécuter votre plan de communication comme convenu.

Les études démontrent que les employés préfèrent recevoir les messages qui les touchent personnellement de leur superviseur et que les nouvelles sur les orientations de l’organisation leur soient transmises par le directeur général, un membre de la direction, le chef de la direction ou un administrateur délégué. Ainsi, un changement de structure organisationnelle doit être annoncé par la haute direction de l’organisation et cadrer avec son orientation. Puis, les communications ultérieures touchant personnellement les employés devraient être transmises par un superviseur ou un directeur qui entretient une relation plus étroite avec eux et qui leur parlera donc avec plus de tact et d’empathie.

L’inconnu n’est pas mauvais s’il est bien géré

Il y aura sûrement des aspects du changement de structure organisationnelle pour lesquels vous n’aurez pas de réponse ou que vous ne serez pas encore en mesure d’aborder. Cette situation est tout à fait normale et vous pouvez dire aux employés qu’ils en seront informés en temps et lieu. Cependant, vous devez également être prêt à recueillir leurs commentaires et à écouter leurs préoccupations. Ils ont besoin d’une plateforme pour discuter des problèmes et poser des questions afin de bien enraciner le changement de structure organisationnelle.

4. Responsabilisez votre équipe

Les équipes de direction se désengagent souvent après avoir annoncé des changements à la structure organisationnelle et lancé le processus de gestion du changement. Elles peuvent être distraites par d’autres tâches ou même décider de prendre des vacances. Pourtant, c’est également à ce moment précis que les employés ont davantage besoin de soutien et de leadership et vous devez être présent, accessible et prêt à répondre à l’appel.

Il est essentiel de responsabiliser vos dirigeants et de veiller à ce qu’ils soient disponibles afin de mettre en œuvre vos changements dans les règles de l’art. Vous devez aussi vous assurer qu’ils donnent le bon exemple au reste de l’organisation. Suivez ces quatre principes de responsabilisation des dirigeants tout au long du processus de restructuration organisationnelle :

• La responsabilisation n’est pas à sens unique. Assurez-vous que votre équipe fait ce qui lui a été demandé et exigez qu’elle vous demande des comptes sur ce que vous avez à faire. 
• Concentrez-vous sur des objectifs à court terme et des buts clairement définis. Chaque objectif atteint contribue à renforcer la dynamique et démontre à l’équipe que le changement progresse.
• Assurez-vous de joindre le geste à la parole. La confiance s’installe lorsque votre comportement et vos paroles concordent.
• Soyez un modèle. Adoptez les nouvelles mentalités, les nouveaux comportements et les nouveaux processus que vous mettez en place. Votre équipe suivra votre exemple.

Les cadres ont besoin de structure

Ne vous fiez pas à des outils et à des cadres tels que la matrice RACI pour orienter le comportement organisationnel. Cela peut sembler être un moyen simple et direct de définir les responsabilités et les obligations de chaque membre de l’équipe, mais il peut facilement échouer si les responsabilités ne sont pas claires ou si les dirigeants doivent prendre des décisions sous l’impulsion du moment.

Les dirigeants doivent avoir des droits de décision clairs et être imputables des décisions qu’ils prennent. Des modèles tels que la matrice de prise de décision RAPID sont très utiles. Vous pouvez également essayer l’exercice sur la clarté des rôles qui encourage les équipes à collaborer et à clarifier leurs responsabilités et ce qu’elles attendent les unes des autres afin d’obtenir des résultats.

5. N’oubliez pas la culture

Le changement de structure organisationnelle est un mécanisme essentiel pour stimuler et développer la culture dans votre organisation ou votre service. Ce n’est pas comme mettre en œuvre un nouveau système ou un nouveau processus. Il entraînera un changement de culture, que ce soit intentionnel ou non.

En adoptant une approche délibérée, vous vous assurez que la restructuration organisationnelle et le changement de culture qui en découlera auront les résultats escomptés. Tenez compte de votre culture actuelle lorsque vous procédez à des changements structurels et déterminez les attributs culturels que vous souhaitez conserver et ceux dont vous aimeriez vous doter.

En vue d’un changement de structure organisationnelle facile, inévitable et relativement rapide, intégrez des modèles de tolérance et de soutien au leadership dans votre plan de gestion du changement, mettez en œuvre des pratiques cohérentes de gestion opérationnelle et de leadership et préconisez le renforcement continu. Vous favoriserez ainsi un changement de culture organisationnelle naturel et le développement à un rythme soutenu de la culture visée. La réussite de ce type de changement donne le ton au changement culturel et à la croissance du rendement que vous souhaitez.