Tendances de risque en 2024 et par la suite : Projets d’immobilisations et activités

Vos projets sont-ils gérés de façon à atténuer le risque de dépassement des coûts, de prolongation des délais et de mauvaise qualité?

Les projets d’immobilisations comptent parmi les investissements les plus importants d’une organisation. Pouvant se chiffrer dans les milliards de dollars, ils comportent un risque élevé de dépassement de coûts, surtout dans un contexte de pressions inflationnistes sur les coûts de la main-d’œuvre et des matériaux.

L’idée préconçue que le coût des projets d’immobilisations dépasse presque toujours les budgets établis peut, en soi, amener les organisations à payer beaucoup plus que nécessaire, et à assumer un risque beaucoup trop grand.

L’une des raisons est que la plupart des projets d’immobilisations comportent des erreurs de facturation. Il n’est donc pas rare que le coût d’un projet gonfle de 1 à 3 % pour cette raison. Cela peut représenter jusqu’à 30 millions de dollars pour un projet de 1 milliard de dollars. Les organisations qui entreprennent des projets d’immobilisations peuvent atténuer le risque de payer trop cher par l’usage ciblé d’analyses de données pour comparer les factures et les demandes et ainsi en cerner les incohérences. Elles peuvent ensuite utiliser ces données pour recouvrer les paiements versés en trop ou défendre leur cause devant les tribunaux.

Les problèmes de qualité sont un autre risque associé aux projets d’immobilisations. Ils peuvent compromettre la santé et la sécurité des membres du personnel et des entrepreneurs, et entraîner des temps d’arrêt et des frais d’entretien imprévus très coûteux. Aborder ces enjeux avant le début des travaux de construction est le meilleur moyen de protéger les gens, la réputation d‘une organisation ainsi que ses résultats.

En plus de la conception du projet d’immobilisations, de l’établissement des budgets et de la préparation des appels d’offres, une bonne gestion du projet peut contribuer à assurer la conformité aux attentes en ce qui a trait aux délais, aux matériaux et aux coûts. Cette fonction doit être responsable des inspections et de la mise à jour du statut du projet tout au long de celui-ci pour vérifier que les travaux sont exécutés comme convenu, qu’ils sont conformes aux normes pertinentes et qu’ils respectent les spécifications des plans et devis.

Il est également crucial que le projet fasse l’objet d’une évaluation rigoureuse des risques dans le cadre du processus de planification. Ce point de vue peut aider à cerner des défauts dans la conception, à anticiper l’incidence des délais et des dépassements de coûts sur l’entreprise, et à relever les problèmes possibles de gestion de projet, notamment les risques pour la sécurité et l’environnement.

Questions importantes à vous poser

• Votre organisation a-t-elle l’expérience requise pour gérer des projets d’immobilisations importants? Dans la négative, comment obtiendra-t-elle l’expertise requise pour mener le projet à bien?
• Comment surveillerez-vous le respect de l’échéancier et du budget pour le projet?
• A-t-on défini clairement des rôles et des responsabilités pour la surveillance du projet et sa livraison?
• Y a-t-il des éléments particuliers dans la conception et la mise en œuvre de ce projet, ou est-ce un type de projet que la firme d’ingénierie, la firme-conseil d’approvisionnement et l’entreprise de construction ont déjà fait par le passé?
• Les contrats des fournisseurs prévoient-ils un prix forfaitaire, ou la facturation sera-t-elle établie en fonction du temps passé et des matériaux utilisés? Le contrat comporte-t-il une clause accordant le droit de réaliser un audit et prévoit-il un processus établi pour la résolution de différends?

Signaux d’alerte

• Enjeux de santé et sécurité sur les lieux
• Erreurs de facturation des fournisseurs
• Cas de non-conformité réglementaire
• Questions d’ordre juridique
• Dépassement des coûts des matériaux
• Prolongation des échéances
• Roulement des ressources pour l’ingénierie, l’approvisionnement et la construction

Audits internes à considérer

Audit des dépenses en immobilisations
Il examine le processus des dépenses en immobilisations de l’organisation afin que les investissements soient alignés aux objectifs stratégiques, en plus d’être bien planifiés et dûment autorisés.

Audit de la gestion de projets
Il passe en revue les pratiques de gestion de projets de l’organisation, notamment la planification, l’exécution, la surveillance, et le contrôle des projets d’immobilisations pour cerner les risques et les aspects à améliorer.

Audit de l’estimation etl du contrôle des coûts
Il évalue l’exactitude et la fiabilité de l’estimation des coûts pour des projets d’immobilisations et examine les mesures de contrôle des coûts afin de cerner tout dépassement et tout écart.

Audit de la gestion des contrats
Il évalue les processus de gestion des contrats de l’organisation pour les projets d’immobilisations, en s’assurant du respect des modalités des contrats par toutes les parties.

Audit du respect de l’échéancier
Il examine le respect du calendrier et de l’échéancier des contrats pour cerner les risques de retard et toute répercussion possible sur la livraison.

Audit de l’assurance qualité et du contrôle qualité
Il examine les processus d’assurance qualité et de contrôle qualité de l’organisation pour les projets d’immobilisations afin que la prestation prévue réponde aux normes établies.

Audit des fournisseurs et des pratiques d’approvisionnement
Il évalue les pratiques d’approvisionnement, de sélection de fournisseurs et d’évaluation du rendement de l’organisation afin de garantir leur transparence et leur conformité aux politiques établies.

Audit des pratiques en matière de santé, sécurité et environnement
Il évalue les pratiques en matière de santé, sécurité et environnement de l’organisation dans le cadre de projets d’immobilisations afin de cerner les risques possibles et d’assurer le respect de la réglementation pour la sécurité et des normes environnementales.

Audit de l’affectation et de l’utilisation des ressources
Il examine l’affectation et l’utilisation des ressources, notamment la main-d’œuvre et le matériel, pour assurer une utilisation efficace durant les projets d’immobilisations.

Audit des ordres de modifications et de l’analyse des écarts
Il examine les ordres de modifications et l’analyse des écarts pour les projets d’immobilisations afin d’en évaluer les répercussions sur les budgets et les calendriers.

Audit des contrôles internes : Il évalue l’efficacité des contrôles internes pour gérer les risques liés aux projets d’immobilisations et aux activités connexes.

Audit de la conformité aux exigences réglementaires et légales
Il vérifie que les projets d’immobilisations et les activités connexes sont bien conformes aux permis, licences et exigences réglementaires et légales.

Audit de gestion des actifs
Il examine les pratiques de gestion des actifs, notamment les stratégies d’entretien et de mise au rebut, afin d’optimiser le cycle de vie des immobilisations.

Audit de la gestion des données et de la documentation
Il évalue la gestion des données et de la documentation par l’organisation en lien avec les projets d’immobilisations et les activités connexes pour assurer l’exactitude et l’accessibilité de l’information.

Audit de la clôture des projets et des leçons tirées
Il examine la phase de clôture des projets et analyse les leçons tirées pour cerner les bonnes pratiques et les aspects à améliorer en vue d’autres projets.