Poursuite des activités : comment définir votre nouvelle réalité

La COVID-19 représente un défi sans précédent pour les propriétaires d’entreprise au Canada et ailleurs dans le monde.

Du jour au lendemain ou presque, le commerce a ralenti, des restaurants et des boutiques ont fermé et ceux qui le peuvent travaillent de la maison. Face à ce défi, les organisations essaient de mettre en œuvre des politiques et des pratiques visant à atténuer les risques pour leurs employés et leurs entreprises.

Bien que les directives des gouvernements provinciaux et fédéral soient limitées pendant qu’ils s’affairent à créer et à mettre en place de nouveaux programmes partout au pays, les propriétaires de petites et moyennes entreprises peuvent prendre des mesures immédiates pour assurer leur avenir.

Au cœur d’une pandémie qui continue d’évoluer, il peut être difficile de réfléchir à une réponse autre qu’immédiate qui permet seulement de garder la tête hors de l’eau. Cependant, les entreprises doivent rester vigilantes lorsqu’elles interviennent d’urgence pour gérer les conséquences de la COVID-19 et penser de façon stratégique pour se préparer à un nouveau contexte d’affaires.

Cette crise aura une fin, comme toutes les crises avant elle. Pour le bien de l’économie canadienne, les entreprises doivent sans tarder emprunter la voie du recouvrement. Pour y arriver, vous devez redéfinir votre nouvelle réalité et prendre des mesures à court terme en ce sens.

Mesures et considérations

Trois mesures que les petites entreprises devraient prendre

Commencez dès maintenant à définir votre nouvelle réalité

Les mesures de redressement doivent s’inscrire dans un continuum. N’attendez pas que la poussière retombe, car il sera trop tard.

Les propriétaires d’entreprise gagneront à bien ficeler leur plan de gestion de crise et à continuer de répondre aux risques existants et, surtout, aux risques émergents. Dans un contexte où le virus continue de se propager, les entreprises connaîtront des perturbations et devront relever des difficultés qu’elles n’avaient pas prévues. À titre d’exemple, pensons à la transition vers la fourniture de biens et de services au moyen de modèles en ligne ainsi qu’aux tentatives d’hameçonnage et aux cyberattaques, toujours plus foisonnantes et agressives, qui exploitent les vulnérabilités des organisations.

Les entreprises doivent s’adapter. La question n’est pas de savoir si vous devez changer votre façon de l’exploiter, mais plutôt à quelle vitesse vous devez agir pour qu’elle reste pertinente et rentable. Vous devez lancer au plus vite le redressement de votre organisation, tout en répondant aux exigences de gestion de crise. Définissez votre vision de cette nouvelle réalité et déterminez comment vous pourrez fonctionner, prospérer et être rentable dans ce nouveau contexte.

Pour aider votre organisation à réajuster le tir, faites ce qui suit :

• Prenez la mesure des changements survenus et déterminez comment adapter les processus et les pratiques internes de manière à livrer des biens et des services selon un nouveau modèle d’affaires.
• Analysez vos marchés et ciblez de nouveaux clients. Ensuite, concevez un plan visant à pénétrer ces marchés et à entrer en contact avec ces clients.
• Évaluez votre main-d’œuvre et déterminez si vous avez besoin de compétences nouvelles et différentes ou devez miser sur d’autres modèles, comme la sous-traitance.
• Tâchez de comprendre les besoins en technologie de ce nouveau modèle d’entreprise. Par exemple, une plateforme de commerce électronique pourrait être nécessaire pour servir les clients virtuels et communiquer avec eux.
• Assurez-vous de respecter la législation et les directives concernant la COVID-19 et déterminez leur incidence sur votre entreprise (éloignement social, capacités limites, taille maximale des rassemblements, etc.).
• À mesure que vous vous adaptez, définissez vos besoins financiers, vérifiez les programmes de soutien publics offerts et déterminez le financement (provisoire) nécessaire. Demandez à vos conseillers de vous aider à prendre des décisions qui favoriseront la viabilité de votre entreprise.
• Pour protéger votre organisation, il vous faut identifier régulièrement les risques émergents et élaborer des stratégies pour les gérer. Soyez prêt à réagir promptement, car vous aurez encore de nouveaux changements et de nouveaux risques à gérer.

À partir de ces considérations, définissez la vision de votre entreprise qui doit évoluer et élaborez un plan pour apporter les changements nécessaires à votre équipe, à vos processus et à votre technologie qui vous permettront de la concrétiser.

Fiabilité des informations évaluées

Discerner la réalité de la fiction et les nouvelles des rumeurs peut être un défi de taille.

Pendant la crise, il est crucial de vous assurer que vos informations proviennent de sources officielles, comme les autorités locales, provinciales et fédérales. En cas de doute, attendez. Les agences de presse peuvent commettre des erreurs dans leur empressement à communiquer l’information.

En restant au fait des dernières annonces officielles, vous serez à même d’évaluer les implications pour votre entreprise, de déterminer qui peut vous aider et de savoir comment agir. En période de crise, les informations changent rapidement. Si vous n’êtes pas certain des conséquences qu’aura sur vous une annonce du gouvernement, consultez votre conseiller d’affaires pour avoir la certitude que l’information est exacte, complète et prise dans son contexte.

Les décisions que vous prenez aujourd’hui peuvent avoir des répercussions à long terme; c’est pourquoi la vérification diligente est impérative pour déterminer vos prochaines étapes.

Formez votre équipe

Pour la plupart des entreprises, le chemin vers le redressement sera inédit. N’hésitez pas à demander conseil si vous en ressentez le besoin.

Les deux premières étapes vous aident à définir une vision claire de l’avenir de votre entreprise et à comprendre le monde dans lequel vous exercez vos activités. Une fois votre vision définie, il est recommandé de former une équipe de spécialistes qui vous épaulera et soutiendra votre entreprise.

Enjeu

Finances (y compris la gestion de la trésorerie et la production des déclarations de revenus)

Points à considérer

Évaluez les besoins en trésorerie, les remboursements d’emprunts, le financement, etc., et prenez les mesures qui s’imposent.

Déterminez si vous êtes admissible à un sursis de paiement ou aux programmes gouvernementaux.

Les programmes de redressement du gouvernement et des institutions financières exigeront probablement des documents et des états financiers exacts.

La préparation à l’avance de ces documents peut faciliter votre demande.

Équipe de spécialistes

• Comptable
• Conseiller d’affaires
• Banquier

Enjeu

Assurances

Points à considérer

Revoyez vos polices d’assurance avec votre courtier et votre consultant en réclamation, notamment au chapitre des avenants et des exclusions, afin de discuter de votre exposition aux pertes et des couvertures pertinentes.

Les éléments couverts à revoir peuvent comprendre les suivants :

• Pertes de revenus causées par une interruption des activités d’un emplacement assuré
• Pertes de revenus engendrées par une perturbation des activités de fournisseurs ou de clients
• Frais supplémentaires liés à la perturbation des activités (p. ex., augmentation des coûts du télétravail)
• Pertes de revenus provoquées par des clauses relatives aux autorités civiles interdisant l’accès à une propriété assurée
• Pertes de revenus découlant d’un refus d’accès à une propriété assurée

Équipe de spécialistes

• Courtier d’assurance
• Conseiller en assurance

Enjeu

Tirer parti de divers programmes de soutien publics

Points à considérer 

Un nombre considérable de programmes et de mesures de soutien sont actuellement mis en œuvre par tous les ordres de gouvernement. Voyez si vous êtes admissible aux aides gouvernementales offertes, demandez à votre conseiller d’affaires de vous assister pour y voir clair.

Équipe de spécialistes

• Conseiller d’affaires
• Chambres de commerce
• Gouvernement

Enjeu

Main-d’œuvre et emploi

Points à considérer

Il est essentiel que toutes les questions relatives aux employés soient traitées avec prudence afin de limiter les responsabilités financières et d’éviter les problèmes juridiques.

Avez-vous une procédure de communication en place pour garder les employés informés à mesure que la situation évolue? La mise en place d’une telle procédure peut poser des difficultés si les employés travaillent à distance.

Pendant que vous vous adaptez, demandez-vous si votre équipe est dotée des bonnes compétences. Pourriez-vous réaffecter des employés ou les former à autre chose? Un service au sein de votre entreprise, le soutien informatique par exemple, a-t-il besoin de renfort?

Si vous devez mettre à pied des employés, faites-le avec précaution pour éviter de transgresser les lois : les gouvernements ont modifié les normes d’emploi et les codes du travail en réponse à la COVID-19. Faites appel à votre conseiller juridique qui pourra vous aider dans votre prise de décisions en vous assurant d’éviter les conséquences juridiques et des responsabilités additionnelles.

Si de nombreuses entreprises battent de l’aile, certains services critiques et essentiels, ainsi que les secteurs connexes, sont plus occupés que d’ordinaire. Toute embauche doit être faite prudemment afin de bien gérer les engagements à long terme à mesure que les activités reprennent leur cours normal. Vous pourriez en profiter pour explorer de nouveaux modèles pour votre entreprise, comme les contrats temporaires.

Il importe de déterminer les mesures de soutien aux employés à mettre en place, notamment des directives sur le recours à l’assurance-emploi et aux programmes de soutien en santé mentale.

Trouvez des façons de rester en contact avec les employés, par exemple à l’aide de réunions virtuelles et d’outils favorisant la collaboration dans l’équipe.

Au besoin, maintenez la communication et le contact avec les employés mis à pied et mettez-les au courant des programmes et des mesures de soutien à leur disposition. À mesure que l’économie reprendra du mieux, vous pourriez avoir besoin de leurs services à nouveau.

Équipe de spécialistes

• Avocat spécialisé en droit du travail
• Conseiller en main-d’œuvre

Enjeu

Activités commerciales à court, à moyen et à long terme

Points à considérer

Quand votre plan d’intervention commencera à porter ses fruits, il sera préférable de réévaluer votre situation en vous concentrant sur les étapes que vous devez suivre à court et à long terme pour préparer votre entreprise à sa nouvelle réalité.

Assurez-vous d’en comprendre les nouveautés et de cerner les autres changements requis pour demeurer rentable et pertinent sur le marché. Des changements aux éléments qui suivent pourraient indiquer une transformation plus profonde de votre entreprise et vous amener à examiner votre modèle d’affaires et à déterminer si des changements à long terme sont requis pour réaliser votre vision :

• La clientèle et les marchés nouveaux ou en transformation, y compris l’entrée sur de nouveaux territoires ou la fourniture de nouveaux produits ou services.
• Le réseau de livraison et de distribution de vos produits et services.
• L’adoption de technologies visant à soutenir le commerce électronique ou la collaboration virtuelle entre les membres de l’équipe et avec les clients.
• Les chaînes d’approvisionnement.
• Les besoins en main-d’œuvre, notamment les effectifs et le savoir-faire requis pour offrir vos services au moyen du nouveau modèle d’affaires.

Procédez à une modélisation financière afin de revoir votre gamme de produits, vos prix, vos charges et votre rentabilité globale.

Évaluez vos dépenses discrétionnaires en misant sur le contrôle des coûts, afin de les réduire ou de les éliminer, et sur l’économie d’argent.

Mettez en place une planification des flux de trésorerie qui comprend un suivi régulier des recouvrements et du classement par échéance des débiteurs ainsi que des ventes aux clients qui ont du mal à effectuer leurs paiements à temps. Étudiez les occasions d’offrir des options de paiement à vos clients sans amputer la valeur des créances.

Modélisez vos coûts de la main-d’œuvre et le temps d’absorption en créant des scénarios hypothétiques fondés sur les occasions et les défis à court et à long terme.

Pendant cette période de perturbation, restez attentif aux besoins de vos clients pour bien comprendre les difficultés qu’ils éprouvent avec votre produit ou service et déterminer les changements que vous pouvez mettre en place.

Communiquez avec vos fournisseurs pour connaître leurs projections de la chaîne d’approvisionnement et savoir si d’autres perturbations sont prévues. Intégrez les résultats de ces entretiens à votre modèle financier afin de prévoir les autres ajustements qui pourraient être nécessaires. Par exemple, déterminez si d’autres perturbations à votre chaîne d’approvisionnement risquent de se produire, combien de temps elles pourraient durer et si vous pourrez entreposer assez de stocks pour pallier la situation. Commencez à explorer d’autres chaînes d’approvisionnement.

Revoyez vos protocoles de sécurité physique et de cybersécurité en tenant compte de la nature soutenue de la crise. Demeurez vigilant dans la gestion de votre cybersécurité et assurez-vous que vos employés restent à l’affût des demandes, courriels et textos douteux et qu’ils évitent de divulguer des renseignements critiques ou sensibles, d’autoriser des paiements sans avoir obtenu l’approbation requise ou de cliquer sur des liens pouvant déclencher une attaque par logiciel rançonneur. Les périodes d’incertitude accroissent votre vulnérabilité aux cyberattaques et le risque qu’elles surviennent. De même, ne perdez pas de vue l’importance de maintenir la sécurité physique de votre entreprise et de vos effectifs.

Les pressions financières peuvent inciter les employés et vos partenaires d’affaires à perpétrer des fraudes. Dans le même ordre d’idées, vérifiez régulièrement l’exactitude et l’authenticité des transactions pour veiller à ce que seules celles qui sont valides soient traitées et que la facturation et les dépôts soient complets.

Équipe de spécialistes :

• Consultants en amélioration de la performance
• Conseiller d’affaires
• Fournisseurs de services informatiques