La fraude dans un monde en pleine évolution : Immuniser votre entreprise contre ce risque

La fraude dans un monde en pleine évolution : Immuniser votre entreprise contre ce risque

Au Canada, mars représente le moment dans l’année où la plupart d’entre nous commençons à émerger d’une longue hibernation. Pour ceux et celles qui luttent contre les crimes financiers, mars est également le mois de la prévention de la fraude. De plus, cette année, nous pensons tous à émerger non seulement du froid glacial, mais également du gel de l’économie et de la société imposé par la pandémie.

Bon nombre des changements apportés à nos entreprises visaient à composer avec la nouvelle réalité économique et sociale et ils nous ont souvent compliqué la vie. Certains étaient inhabituels et indésirables, mais d’autres ont entraîné de multiples possibilités, mais pas seulement pour les gens d’affaires honnêtes.

Les spécialistes en prévention de la fraude savent que même si le changement est positif, il est parfois accompagné de risques considérables qui doivent être gérés en prévision d’une reprise économique.

La sensibilisation à la fraude encourage une culture éthique

Quels que soient vos plans pour votre entreprise cette année, ne perdez pas de vue que le risque de fraude est omniprésent. Selon le Report to the Nations de 2020 de l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), la fraude représente toujours, en moyenne, cinq pour cent des revenus d’une entreprise. L’association a aussi révélé une tendance préoccupante, à savoir que la corruption (comme les pots-de-vin, les conflits d’intérêt et l’extorsion) est désormais le stratagème le plus commun dans toutes les régions du monde. Bien que la corruption n’entraîne pas toujours les mêmes coûts que les autres fraudes (p. ex., la fraude d’états financiers), elle est très fréquente et ses répercussions globales sont énormes.

Cependant, il est prouvé que si les hauts dirigeants reconnaissent les risques de fraude, l’entreprise sera mieux outillée pour s’y attaquer et encourager les gestes, petits et grands, qui serviront à les minimiser. Compte tenu de ce qui se passe dans le monde, le moment est peut-être venu de réévaluer la situation et de consolider les mesures.

La dernière année a été éprouvante pour vos équipes et la reconstruction de votre culture d’entreprise devrait mettre l’accent sur le comportement éthique. Le recrutement et la gestion continue du rendement des employés devraient d’ailleurs encourager une telle conduite en tant que voie vers la prospérité à long terme. C’est d’autant plus important vu la pression d’afficher des gains à court terme dès les premiers stades de la reprise. Faute d’une bonne culture éthique, cette pression accroît le risque de fraude au sein de votre organisation.

Actualiser son évaluation des risques

La dernière année n’a épargné aucune entreprise canadienne. Les changements de personnel, le télétravail, la présence géographique, les produits et services, l’utilisation de la technologie, de nouveaux partenaires dans la chaîne d’approvisionnement et les rentrées et les sorties d’argent sont autant de facteurs qui posent de nouveaux risques de fraude qu’il faut évaluer et gérer.

Si un risque bien géré constitue un avantage stratégique, un risque non géré est une menace qui pend au-dessus des têtes comme une épée de Damoclès. Vous devez former une équipe multidisciplinaire, qui inclut des spécialistes de la lutte contre la fraude, pour analyser comment les fraudeurs pourraient exploiter les changements apportés à votre entreprise et mettre en place des mécanismes pour ramener le risque à un niveau acceptable.

Chaque entreprise a différentes fonctions à évaluer, mais toutes doivent prendre en considération ces enjeux clés :

• les rentrées et les sorties de fonds de votre entreprise
• les autorisations exigées pour amorcer et compléter ces transactions
• les façons qu’aurait une personne d’intercepter ou d’interrompre des transactions ou encore de s’infiltrer dans des transactions
• le processus de livraison de produits à destination de votre entreprise ou à partir de celle-ci
• les personnes qui font partie de la chaîne d’approvisionnement et les documents internes que vous devez avoir en main pour authentifier leurs déplacements

Enfin, réexaminez votre approche pour conclure des contrats et documenter les autorisations ou les endossements qui y sont associés.

Mécanismes de contrôle interne et lignes directes visant les dénonciations

Grâce à des mécanismes de contrôle interne appropriés, il est possible de gérer efficacement les risques de fraude nouvellement identifiés. Optez pour des mesures préventives comme la formation sur la sensibilisation à la fraude pour les employés, un contrôle préalable approfondi des partenaires clés et des nouveaux partenaires (la vérité est peut-être plus facile à dissimuler ou à déguiser dans un environnement virtuel) et améliorez votre cybersécurité et vos contrôles de détection.

Pour ce faire, vous devez effectuer un audit axé sur la fraude des fonctions clés, utiliser les données pour mieux surveiller les transactions et mettre en place une ligne directe dédiée aux signalements des soupçons de fraude en toute confidentialité. Il est extrêmement important d'assurer le suivi des anomalies par rapport aux attentes, telles que les écarts de stocks, les soldes bancaires, comptes débiteurs ou créditeurs non rapprochés, les écritures comptables de rajustement inhabituelles et les plaintes des clients.

Il ne faut pas sous-estimer l’utilité des dénonciations faites en toute confidentialité pour déceler une fraude. Les dénonciations sont de loin le moyen le plus courant par lequel une entreprise peut détecter une fraude. D’après le Report to the Nations de 2020, 43 pour cent des stratagèmes de fraude ont été détectés grâce à des dénonciations, dont la moitié provenait d’employés. Une ligne dédiée aux signalements permet à vos employés les plus honnêtes de contribuer à la culture éthique et aide à détecter les fraudes plus souvent et plus rapidement, ce qui réduit considérablement les pertes financières.

Embaucher des spécialistes

Les incidents de fraude signalés ou soupçonnés doivent faire l’objet d’une enquête approfondie par des spécialistes. Une bonne enquête renforce tous les aspects de votre cadre de gestion des risques de fraude : elle véhicule l’importance de la lutte contre la fraude dans votre entreprise, identifie les lacunes de vos méthodes d’évaluation des risques, teste l’efficacité des mécanismes de contrôle interne et vous fait part des correctifs qui s’imposent.

Une enquête mal effectuée pose des risques juridiques et de réputation, limite la possibilité de récupérer les sommes perdues et a un impact négatif sur le moral des employés.

Ne pas baisser la garde

La gestion du risque de fraude n’est pas un exercice ponctuel. Une surveillance continue de la part de la haute direction de votre entreprise renforce l’importance de cette initiative et ouvre la voie à l’amélioration. Elle rend l’organisation imputable à la fois de ses efforts et de ses résultats.

Vous devez réévaluer les risques à mesure que votre entreprise prend de l’expansion et se métamorphose. De surcroît, concrétiser la gestion du risque de fraude donne vie à une culture éthique qui guidera et favorisera votre réussite pour les années à venir.